作業時間の分析が業務改善の第一歩!(前編)

2014-08-03

システム化って何?

農業でIT活用と思った時、「さてどこから始めるかな?」 と悩んでしまいますよね。ここでは、幾つかの事例から一つ「作業時間の分析」と言う内容でお伝えしたいと思います。農業でのIT活用のヒントになればと思います。

 

経営改善の一つは資源の有効活用から

まずなぜ「何故作業時間か?」からお話しします。経営にITを活用する目的は、経営改善になります。その改善に一つには、経営資源の有効活用というものがあります。経営資源というのはいわゆる「人・もの・金」といわれるものですね。これは農業でも同じです。そして農業での最も大切な経営資源は「人=人間」だと思います。当然、金額面で見ると土地(農地)や機械(トラクター)等の方が大きくみえるかもしれませんが、それはあくまでも帳簿上の問題です。農家さん自体の人件費は他人にお金を払っているわけではないので、表面かしづらいですが、仮に自分でやっている作業をすべて外注(他の人に依頼する)したときの費用として換算したら大きな金額になると思います。
そして、「人」というのは作業をするだけではありません。特に経営者の主な役割は「利益を生み出す為のアイデア」であるとか「業務を効率化する方法」、「従業員の満足度を上げる方法」など経営をする為に必要なことを「考えること」にあります。これは機械にはできません。

ですが、実態として「農作業が忙しくなかなか考える時間がとれない」ということが多いと思います。ここで大切になってくるのが作業する時間を効率化して減らし、経営のことを考える時間の比率増やすことです。その為にはまず「作業時間を分析して効率化できるポイントがないかを探し出す」ことが必要になります。

農業の大半は人の作業の内容を細分化・分類する

農業では人が行う作業がかなりの比率を占めていると思います。ですので、その作業時間を分析して効率化を目指す。その分析でどんな感じなのでしょうか?ザックリな作業時間は勘で分かりますよね。「今日はだいたい8時間作業した」とか「昨日は9時間とか」でもきっと1週間前になると自信ないですよね。自分はありません。そして、「今日何時間働いたか」がわかってもそこから改善ポイントを探すことは難しいです。必要なのは、何にどれくらい時間を使っているかを細かく分析することです。

例えば、

  • いつの作業か(年月日+時間帯等)(When)
  • 誰がやった作業か(Who)
  • どの圃場での作業なのか?という場所。(Where)
  • その作業の対象は何か?という対象となる作物。(What)
  • その作業の目的は何か?例えば、防虫のためとか。(Why)
  • その作業とはどういう作業か?という作業内容。(How)

などの5W1H等が参考になると思います。このような作業の細分化と、その作業を分類して、作業のどこに改善のネタがあるのかを把握しやすくしようとするものです。

トラクター

このように、作業時間を細分化して何に時間がかかっているのかを見極めていきます。単なる作業内容ではなく、同じ作業でも圃場によって作業にかかる時間にバラツキがあったり、担当者によって違いがあったり、作業時間帯で違ったりと、色々な軸で分析すると差が出てきます。この差の中に業務改善のヒントが隠されていることが多いのです。

分析する為には作業時間をシステムに記録する

そして、このように作業単位を細かくしたり、分類をするとそれを記憶しておくのは難しいですね。自分もいくつかの作業を並行でやっているので、メモをきちんと残さないとすぐに忘れてしまいます。それに「記憶しようとすること自体がもったいないです」。あなたは、できるだけ人間にしかできない「考える」ことに注力しましょう。

作業単位を細分化・分類して記録するのは、やはりそれはコンピュータに任せましょう。コンピュータは人間と違って忘れないですからね。当然ノートにメモするのでも記録はできます。ただし、紙に書いたメモだと後で分析しようとした時に面倒です。分析はやはりコンピュータに任せた方が正確で時間も早いです。その点最初からコンピュータに記録しておけばそのまま分析できてしまいますのでお勧めです。

記録する時のコツは、作業したらすぐに記録することです。「後でまとめて記録しよう」など思っているとだいたい曖昧になってしまいます。自分も次の作業を始めてしまうとすっかり忘れてしまいます。ですので、畑で作業が切替る時にすぐに記録するのがコツです。

そしてもう一つは余計なことはなるべく書かないことです。色々なことを記録しようとすると面倒になり、「後で書くか…」となってしまいます。ですので、記録する項目は最小限にしたいものです。できれば後で分析したい軸はきちんと記録したいので、ここは書くより最初からある選択肢からチェックする方が手間が省けていいです。

効率的に作業時間をとる方法

このコンピュータへの記録を効率化する方法がないとなかなか日々実施するのは難しいです。そこで登場するのが、農園観察日記でお勧めしている「Googleドライブ」と「スマートフォン」の組合せです。こちらを使うことで無理なく日々記録できる仕組みを作ることができます。具体的な説明は次回の続きで書きますのでお待ちください。

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また、以下の栽培記録の付け方が基本は同じやり方でやっているので、こちらも参考にしてみてください。

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