出荷管理をスマホで記録できるシステムの作り方(後半)

出荷管理をスマホで記録できるシステムの作り方(前半)では、ヘッダー部分(伝票単位に1つづつ設定する項目)の設定まで完了しました。あとは明細行の設定になります。ここでは明細行の設定から説明していきます。

本来は明細行は何行あるかわかりません。今回であれば、明細行は作物単位になるので、ひとつの出荷先に何種類の野菜を出荷するかで変わってきます。ただ、この「明細行を可変にする」というのはフォームでは難しいので、「可能性のある最大数で準備しておく」とします。ある時点で出荷する可能性のある野菜が数百というケースは少ないでしょうから、10行程度あれば大抵は平気なのではないかと思います。当然何明細分作ることはできます。

明細行分同じ項目が並ぶので、どれが何明細目かわからなくなるので「見出し」をつけておきましょう。この見出しに使えるアイテムが「セクションヘッダー」になります。この見出しを入れると図7のように入力時に自分が何個目の明細を入れているかわかりやすいですね。

フォーム作成_アイテム追加

図7(クリックすると拡大表示されます)

では明細行の管理項目を設定していきます。明細では「出荷品目」「単価」「数量」を入れます。品目はリスト形式ですので、「出荷先」と同じ手順ですね。単価に関してもリスク形式ですので同じ要領です。数量に関しては数値の入力になりますので、ここで説明します。

フォーム作成_数量

図8

これで明細1行分できあがりです。あとはこれと同じセットを必要個数分作るだけです。ここでひとつ注意点があります。それは明細行で使う「質問のタイトル」です。フォームが出来上がって、このフォームを使ってデータを入力すると、その結果をGoogle Driveのスレッドシート(Excelのような表計算ツール)に出力することができます。その際に、この「質問のタイトル」が項目名のようになります。ですので、どの明細のものなのかわかるように「質問のタイトル」に連番をつけておいた方がいいです。例えば「出荷する野菜①」のように。

また、明細行のコピーですが、コピーボタンを使うと簡単にできます。図9の①のボタンがコピーボタンになります。このボタンを押すと同じ内容の質問ができますので、質問のタイトルだけ(連番を)変更してください。質問の場所もドラッグ&ドロップで移動できます。

フォーム作成_コピーボタン

図9

明細行を必要数作成したら(サンプルでは5明細作っています)、最後に回答の保存先を選択します。図10の①のボタンで選択できます。①の「回答先を選択する」を押すと図11が表示されるので、「新規スプレッドシート」を選択し、わかりやすい名前を入力して(初期値としてフォーム名からの名前が入るので基本そのままでいいです)、「常に新しいスプレッドシートを作成」のチェックを外してから、作成ボタンを押します。

  • フォーム作成_回答先1

    図10

  • フォーム作成_回答先2

    図11

さてこれで作成は完了です。実際に登録できるかを試してみましょう。ページに一番上のメニューにある「ライブフォームを表示」(図10の②)を押してみましょう。今作ったフォームを使って入力ができます。
最終的には、スマートフォンから入力しますが、まずはパソコンから確認してみましょう。ライブフォームを表示を押すと図12のようなページが表示されます。ここで入力していきます。最後まで入力するとページの一番したに送信ボタン(図13)がありますので、これを押しましょう。これで「回答先を選択」で指定したスプレッドシートにデータが登録されました。試しに同じ方法で何回か入力してみてください。複数回入力することでデータがどうやってスプレッドシートに溜まっていくかわかりやすいと思います。

フォーム作成_PCで入力

図12

それではスプレッドシートのデータを確認してみましょう。確認方法はフォーム作成ページのページ上部にあるメニューから「回答」>「回答を表示」を選択します(図13)。

フォーム作成_回答表示

図13

そうすると別ウィンドウで回答が入力されたスプレッドシートが表示されます。先程試しに入力した内容が入っているのがわかると思います(図14)。スプレッドシートは表計算ツールですので、Excelを使ったことある人はおなじみの見た目だと思います。スマートフォンでこのスプレッドシートを直接編集することもGoogle Driveというアプリを使えばできますが、ちょっと使いづらいです。このフォームを使えば入力は楽にできます。

フォーム作成_回答確認

図14

スマートフォンでフォームに入力してみよう

フォームが完成しましたので、今度はスマートフォンからフォーム入力をしてみましょう。
パソコンでの入力と同様にスマートフォンでもブラウザから入力します。スマートフォンの種類によってブラウザの名前が違います。図15にAndroidスマホとiPhone/iPadのブラウザのアイコンを載せておきます。このアイコンのアプリを使います。

スマホブラウザ

図15

さて、スマートフォンのブラウザからフォームに入力するには、先程「ライブフォームを表示」で開いたページを開かないといけません。これを一番楽にできるのは、スマートフォンで見れるメールアドレスにページのリンク情報を送ることです。キャリアメール(ドコモ、au、ソフトバンク等)のメールでもいいのですが、一番いいのはGmailです。Google Driveを使えている人はいつでもGmailも使えます。そしてこのGmailはパソコンでもスマートフォンでも同じメールを使えるのでとても便利です。Gmailの具体的な使い方に関しては、無料の「完全マニュアル」で説明していますので、まだ使ってない人は使ってみてください。

では早速スマートフォンのメール宛にフォームのリンク情報を送ってみましょう。フォーム作成ページの右上にある「フォームを送信」という青いボタンを押します。すると図16のような画面が表示されます。この「メールでフォームを送信」の部分にスマートフォンで見れるメールアドレスを入れて完了ボタンを押すだけです。
今回は、「メールにフォームを含める」のチェックをつけると、HTMLメールが使えるメールアプリではフォームがメールの中に表示されます。ただ、今回は上記で紹介したブラウザを使いたいので、特にチェックは不要です。

フォーム作成_フォーム送信

図16

これでスマートフォン側にメールが送られてきます。ここからは使うメールによって操作方法は変わりますが、ここではiPhoneでGmailを使った例で説明していきます。基本的にやることは同じなので参考にしてください。
スマートフォンのメールアプリでメールを受信すると以下のようなメッセージが届いているはずです(図17)。

フォーム作成_スマホメール受信

図17

図17のピンクで囲われた青字の部分(URLと呼ぶ)を長押しすると図18のようなメニューがでてきます。

フォーム作成_URLコピー

図18

今度はブラウザアプリを立ち上げます。図15にあるアイコンをタッチしてください。
そしてコピーしたページのアドレスを入力します。ブラウザを立ち上げると、iPhoneのSafariの場合は図19のような画面になります。この「検索/アドレスを入力」の部分に先程コピーしたアドレスを貼付けます(ペーストと呼びます)。「検索/アドレスを入力」の部分を長押ししていると「ペースト」という文字がでてくるので(図20)、それをタッチしてあげると貼付けられます。貼付けられたら図21の「開く」を押すと、フォーム入力ページにいけます。

  • フォーム作成_Safari起動

    図19

  • フォーム作成_URLペースと

    図20

  • フォーム作成_URL開く

    図21

さて、開くを押したら図22のページが出てくるはずです。こちら基本パソコンで表示されたページと同じですね。スマートフォン専用に作られたページではないので、少し項目が小さくて入力しづらいかもしれませんが、あまり複雑な操作はしないので、まず使いだすには十分ではないでしょうか。

出荷入力フォーム

図22

納品書を作ってみる

ここまでで、出荷実績をスプレッドシートに記録することができました。
ただ、記録しただけでは意味はないですよね。まずはこの記録したデータから「納品書」を作成してみます。少し記事が長くなっていますので、続きは別のページで紹介します。

出荷実績から納品書を作成する(準備中)

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